第15章 再次确认嘉宾
随着发布会日期的日益临近，各项准备工作已进入最后的冲刺阶段。对于智界集团而言，确保邀请的权威专家、媒体记者、重要嘉宾等顺利出席发布会，是保证发布会成功的关键因素之一。为此，外联团队肩负重任，再次与各位嘉宾进行确认，并精心安排相关接待事宜。
外联团队负责人林晓，一位经验丰富、做事细致的职场精英，组织团队成员召开了紧急会议。她神情专注，目光扫过每一位成员，严肃地说道：“发布会迫在眉睫，嘉宾的出席情况直接影响着发布会的效果。大家务必与每一位嘉宾再次确认行程，不能有丝毫马虎。”
团队成员们迅速行动起来，各自负责联系一部分嘉宾。年轻的小李负责与几位权威专家沟通。他先拨通了国内人工智能领域泰斗级人物陈教授的电话，电话那头传来陈教授沉稳的声音：“喂，哪位？”小李立刻礼貌地回应：“陈教授，您好！我是智界集团外联团队的小李，之前邀请您参加我们集团的人工智能技术发布会。这不是临近发布会了嘛，想跟您再次确认下您的行程安排。”陈教授思索片刻后说道：“哦，我记得。时间是定在下周三吧？我这边行程没什么变动，应该能准时参加。”小李心中一喜，连忙说道：“太好了，陈教授。那到时候我们安排专车去接您，您看您是在学校还是家里方便呢？另外，为了确保您参会顺利，我给您发一份详细的参会指南，里面有发布会的具体流程、场地位置、注意事项等信息，您注意查收一下。”陈教授表示感谢并确认了接送地点。
与此同时，负责联系媒体记者的小王也在紧张地忙碌着。他与各大媒体的记者们逐个通话。“您好，张记者，我是智界集团的小王啊。咱们集团的发布会马上就到了，想跟您确认下您这边能按时来参加报道吧？”张记者在电话那头回复道：“没问题，小王。我这边已经把时间安排好了，就等着到时候去现场挖掘有价值的新闻素材呢。”小王笑着说道：“那就好，张记者。发布会现场有很多精彩的技术展示和专家点评环节，肯定有不少亮点。到时候现场可能比较忙，为了方便您采访，我提前给您发一份采访指引，里面有集团高层、技术专家的简介以及可能涉及的采访要点，您提前了解下。另外，发布会当天我们会给媒体朋友们安排专门的采访区域和设备支持。”张记者连声道谢，表示很期待发布会。
在确认嘉宾行程的过程中，也出现了一些小状况。负责联系重要合作伙伴嘉宾的小赵遇到了难题。一位合作企业的高管原本答应出席发布会，但由于公司临时有紧急业务需要处理，可能无法按时参加。小赵得知消息后，心急如焚。他深知这位高管的出席对于展示集团的合作实力和行业影响力至关重要。于是，小赵立刻向上级汇报，并与对方企业的相关人员进行多次沟通协调。小赵诚恳地向对方说明此次发布会对双方合作的重要意义，以及他们企业高管出席将带来的积极影响。经过一番努力，对方企业决定调整业务安排，让这位高管能够抽出时间参加发布会。小赵这才松了一口气，赶紧为这位嘉宾重新确认行程和接送细节。
除了电话沟通，外联团队还通过电子邮件向每一位嘉宾发送详细的参会指南。指南中不仅包含发布会的时间、地点、议程安排，还附上了场地的交通路线图、周边的餐饮住宿信息以及专门为嘉宾定制的个性化服务介绍。对于一些国际嘉宾，团队还贴心地提供了翻译服务的相关信息。
在确认完所有嘉宾的行程后，林晓再次组织团队成员汇总信息。她仔细核对每一位嘉宾的接送时间、地点、特殊需求等细节，确保没有任何遗漏。同时，她还安排专人负责与酒店、餐厅等相关场所沟通，为嘉宾提供舒适的住宿和餐饮服务。对于嘉宾提出的特殊要求，如素食餐饮、无障碍设施等，都一一记录并妥善安排。
“大家做得都很好，现在嘉宾的行程基本都确认好了，但我们不能掉以轻心。在发布会前一天，再跟嘉宾们确认一次，确保万无一失。”林晓对团队成员们说道。团队成员们纷纷点头，他们深知，在这个关键时刻，任何一个小疏忽都可能影响发布会的顺利进行。通过他们的不懈努力，外联团队为发布会的成功举办筑牢了嘉宾这一重要基石，期待着在发布会当天，各位嘉宾能共同见证智界集团的全新蜕变。